E-Posta Nasıl Yazılır?

İyi yazılmış bir e-posta alıcılara samimi, açık, kısa ve uygulanabilir bir mesaj sağlar. Tüm bu kriterleri karşılayan bir metnin profesyonel şekilde nasıl yazılacağını öğrenmek pratik gerektirebilir. Mail atarken neler yapmalıyız diye merak ediyorsanız, bu rehber size e-posta yazarken dikkat etmeniz gerekenler konusunda yardımcı olacaktır.

Konu Satırını Açık Bir Şekilde Yazın

Konu satırı, e-postayı neden yazdığınızı alıcılara özetler. “E-posta yazarken nasıl başlanır?” sorusuna cevap arıyorsanız, mailinizi yazarken işe konu satırını ekleyerek başlayabilirsiniz. Konu satırı, alıcıların mailinizden neler öğreneceğini bilmesini sağlar. Bununla birlikte konu satırı, alıcıların gerekli durumlarda mailinizi kolayca bulmasına yardımcı olur. İyi bir konu satırı yazmak için aşağıdaki ipuçlarını kullanabilirsiniz:

• Mesajınızı maksimum 60 karakterle konu satırında özetleyin.
• E-postanın amacını tek cümlede açıkça belirtin.
• Gerekli durumlarda konu satırına alıcının adıyla başlayabilirsiniz.

Profesyonel E-posta Adresi Kullanın

Alıcının gördüğü ilk şey e-posta adresinizdir. Bunu ilk izlenim gibi düşünebilirsiniz. Profesyonel e-mail yazmak için e-posta adresinizin de sizi tanıtması gerekir. Profesyonelliğe ulaşmanın ilk adımı olan e-posta adresi, tam adınız ve @şirketadı içermelidir. Bu şekilde insanlar sizi ve çalıştığınız şirketi e-postanızı aldığı anda anlar. Marka kimliğinin e-postada yer alması da alıcılarda güven oluşturur. Eğer iş e-posta adresiniz henüz yoksa ve belirli yerlere mail göndermeniz gerekiyorsa yine kendinizi tanıtan bir adres seçmelisiniz. Bunun için de mailde tam adınızı kullanabilirsiniz.

Gerektiğinde “Tümünü Yanıtla” Seçeneğinden Kaçının

Projeniz için çalıştığınız bir ekipten revizyon istediğinizde veya tüm ekibi ilgilendiren bir haber vermek istediğinizde “tümünü yanıtla” seçeneğini mutlaka kullanmanız gerekir. Ancak herkesi ilgilendirmeyen haberler için e-postanızın alıcılarını sınırlı tutmanız iyi olur. Böylece hem kalabalık gruplara gereksiz mesajlar iletmemiş olursunuz hem de küçük bir gruptan yanıt alma olasılığınız daha yüksek olur.

İmla ve Dilbilgisi Kurallarına Dikkat Edin

İmla ve dilbilgisi kuralları sizin profesyonelliğini aktarır. Aynı zamanda şirket dilinizi ve hassasiyetlerinizi karşı tarafa yansıtır. Bu sebeple kurumsal e-mail yazarken imla ve dilbilgisi kurallarına dikkat etmelisiniz. Bunun yanı sıra doğru imla ve dilbilgisi kuralları sayesinde alıcılar, e-postanızı ifade etmek istediklerinizi kolaylıkla anlar.

E-posta Dilini Doğru Seçin

Kurumsal yazışmalar olduğu için e-posta akışında hem hitap dilini hem de anlatımı doğru seçmek oldukça önemlidir. Çünkü e-postadaki ses tonunuz, iletişiminizin profesyonel olmasına destek verir. İş e-posta formatı yazmanın selamlama ve açılış cümlesi olmak üzere iki bileşeni vardır.

Uygun selamlama aslında duruma bağlıdır. Bir bankaya ve devlet kurumuna e-posta yazıyorsanız cümlenize “Sevgili X” diye başlayabilirsiniz. Tanıdığınız birine yazacağınız e-posta “Selamlar X” demeniz uygun olur.

Bir gruba mail atılırken neler yapılmaz diye düşünüyorsanız, selamlama cümlenizde dikkat etmeniz gereken oldukça kritik bir nokta bulunur. Mailinize “Merhaba arkadaşlar” gibi oldukça samimi bir cümleyle başlamamanız gerekir. Doğrudan “Herkese Selamlar” şeklinde başlayabilirsiniz.Selamlama cümlesinin yanı sıra tüm metinler profesyonel, açık, karmaşık jargon ve dilden uzak şekilde yazılmış olmalıdır. Ancak bu durum, her zaman aşırı resmiyet de gerektirmez. (1) Hem profesyonel hem de konuşma tonu kullanarak, kendinizi iyi şekilde ifade edebilirsiniz.

Mesajı Kısa Tutun

Özellikle yoğun mail akışında çalışan işletmelerde ilgili kişiler, e-postaları okumaya çok fazla zaman harcar. Bu nedenle birçok profesyonel, mesajın özünü anlamak ve bir sonrakine geçmek için e-postaları hızlıca tarar. Bu sebeple e-postanızı hem okunabilirlik hem de taranabilirlik için optimize etmeniz gerekir. Bu noktada aşağıdaki maddeler işinizi kolaylaştırabilir:

• Paragrafları kısa tutun.
• Madde işaretleri kullanarak iletmek istediğiniz konunun kritik noktalarını belirtin.
• Okurların dikkatini çekmek için önemli bölümleri kalın veya italik yazın.

Büyük Harf Kullanımından Kaçının

Büyük harflerle yazılmış mailler, e-posta görgü kurallarına göre hoş olmaz. (3) Bu sebeple mesajınızı vurgulamak veya belirli noktalara dikkat çekmek için büyük harfler kullanmaktan kaçının. Büyük harfler, mailinizin profesyonellikten uzak görünmesine sebep olabilir.

Ekleri Eklerken Özenli Davranın

Herhangi bir ek gönderiyorsanız öncelikli olarak yapmanız gereken, e-postada gönderilen dosyalardan bahsetmektir. Bu konuda alıcılara “Konu hakkında X dokümanını ekte iletiyorum.” şeklinde bir bilgilendirme sağlayabilirsiniz. Bu dosyaların e-postanın içeriğiyle ilgili olduğundan da emin olmanız gerekir. Ayrıca, büyük dosyaları sıkıştırmadan eklemekten de kaçınmalısınız. Son olarak da mailinizi gözden geçirip ekleri doğru şekilde paylaştığınızdan emin olun. Bu durum, aksilik yaşamanızı ve bir düzeltme e-postası hazırlamanızı engelleyecektir.

E-posta Adresinin Doğruluğunu Kontrol Edin

E-postanızın yanlış kişiye iletilmesini engellemek için gönder butonuna basmadan önce mail adreslerini kontrol edebilirsiniz. Mail adreslerinin yanlış olması, e-postanın iletilmemesine de sebebiyet verebilir. Bunların yanı sıra kurumsal yazışmalarda e-posta zincirine çok fazla kişi eklemeniz gereken durumlar olabilir. Bu durumda CC ve BCC alanlarını aşağıdaki noktalara dikkat ederek kullanabilirsiniz:

• E-postanızı doğrudan bir kişiye göndermek istiyorsanız “Alıcı” alanına o kişinin mail adresini yazın.
• E-postanız hakkında bilgi sahibi olmasını istediğiniz kişileri CC alanına ekleyebilirsiniz.
• Geniş bir listeye cevap gerektirmeyen bilgilendirme e-postaları gönderiyorsanız BCC alanını kullanabilirsiniz. BCC alanına eklenen kişiler sadece e-postanızı görüntüleyebilir, birbirlerinin mail adreslerini göremez.

Mesajlarınızın Sonunda İmza Kullanın

Kurumsal yazışmalarda iş e-posta formatı selamlama cümlesiyle başlarken, imza ile sonlanır. İmza; adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi tanımladığınız yerdir. İmzaya geçmeden önce “Saygılarımla”, “Teşekkürler”, “Sevgiler” gibi bir kapanış cümlesi de kullanmanız gerekir.

https://www.eleman.net/is-rehberi/pratik-bilgiler/e-posta-yazarken-dikkat-edilmesi-gerekenler-h1951